Ein nordrhein-westfälischer Dienstherr wollte seine Geschäftsanweisungen aktualisieren. Diese Maßnahme war nach dem Bundespersonalvertretungsgesetz mitbestimmungspflichtig. Der Personalrat des Unternehmens fasste den Beschluss, seine Zustimmung zu der gewünschten Maßnahme zu verweigern.
Die E-Mail ging über den dienstlichen Account des Vorsitzenden
Der Vorsitzende des Personalrates teilte dies dem Dienstherrn mit und zwar über seinen dienstlichen E-Mail-Account. Die E-Mail schloss er mit einer Grußformel. Diese gab den Namen des Vorsitzenden und die Bezeichnung „Personalratsvorsitzender“ wieder. Die E-Mail trug keine Unterschrift. In ihr stand auch nur geschrieben, dass der Personalrat die Maßnahme ablehnt.
Die Gründe für die Ablehnung enthielt ein Anhang der E-Mail. Dort führte der Personalrat in Textform die Begründung für die ablehnende Entscheidung auf. Dieser Anhang trug keine Unterschrift.
Der Dienstherr setze die gewünschte Maßnahme dennoch um
Der Dienstherr ignorierte die E-Mail des Personalrates. Er setzte die geänderte Geschäftsordnung in Kraft. Seiner Auffassung nach verweigerte der Personalrat mit dieser E-Mail seine Zustimmung nicht ordnungsgemäß. Er meinte, der Personalrat habe die vom Gesetz vorgeschriebene Schriftform mit seiner E-Mail nicht erfüllt. Die gewünschte Maßnahme gelte daher als gebilligt.
Der Personalrat beschritt daraufhin den Rechtsweg zu den Verwaltungsgerichten. Alle drei Instanzen bestätigten, dass der Personalrat korrekt gehandelt hatte.
Die E-Mail wahrte die Schriftform
Das Bundesverwaltungsgericht führt nun in letzter Instanz aus, die vom Gesetz geforderte Schriftform sei eingehalten, wenn der Vorsitzende des Personalrats den Dienststellenleiter in einer namentlich gekennzeichneten E-Mail mitteile, dass die Zustimmung verweigert werde. Es reiche auch aus, wenn ein Anhang im Format MS Word die Gründe hierfür enthalte. Dies gelte selbst dann, wenn lediglich die Gründe textlich wiedergegeben würden, die Datei aber keine Namens- oder andere abschließende Erklärung beinhalte.
Das Bundesverwaltungsgericht begründet dies damit, dass der Personalrat nach dem Gesetz zwar schriftlich widersprechen müsse, wolle er eine Zustimmung verweigern. Damit sei jedoch nur die Schriftlichkeit im Sinne des allgemeinen Sprachgebrauchs gemeint. Schriftlich bedeute, seine Gedanken durch Schriftzeichen zu erklären.
Das Schriftstück musste hier nicht eigenhändig unterschrieben sein
Das Schriftstück müsse nicht wie in anderen gesetzlich geregelten Fällen eigenhändig durch Unterschrift unterzeichnet werden. Der Personalrats verweigere seine Zustimmung zu einer beabsichtigten Maßnahme daher auch dann „schriftlich“, wenn ein Schreiben, mit dem die Zustimmung verweigert werde, eingescannt und in Form einer PDF-Datei als Anhang zu einer E-Mail dem Leiter der Dienststelle übersandt werde. Die PDF-Datei müsse die eigenhändige Unterschrift des Personalratsvorsitzenden nur bildlich wiedergeben. Das habe das Bundesverwaltungsgericht schon früher einmal entschieden.
Die Gründe dürfen in einem Anhang ohne Unterschrift stehen
Ob die Gründe dafür, dass die Zustimmung verweigert wird, in einem Anhang zu einer E-Mail erläutert würden, mache dabei keinen Unterschied. Auch eine E-Mail, die mit dem Namen des Vorsitzenden des Personalrats versehen sei, genüge der Schriftform. Hieraus ergebe sich zweifelsfrei die Identität des Ausstellers.
Ein Anhang bedürfe nicht unbedingt einer eigenständigen Unterzeichnung, wenn darin die Gründe für die Entscheidung des Personalrates aufgeführt sind. Die geforderte Schriftform beziehe sich zwar nicht nur auf die Erklärung, dass die Zustimmung verweigert werde, sondern auch auf die Angabe der Gründe für diese Entscheidung. Es müsse daher auch für die Gründe deutlich sein, wer sie verantwortete und dass sie abschließend und vollständig aufgeführt seien.
E-Mail und Anhang bildeten eine Einheit
Dies ergebe sich im vorliegenden Fall daraus, dass die E-Mail zusammen mit einer angehängten Begründung versandt wurde. Beide seien zwar im wörtlichen Sinne nicht untrennbar miteinander verbunden, sie bildeten jedoch eine Einheit. Indem der Personalratsvorsitzende der E-Mail den Anhang beifügte, habe er unmissverständlich und auch für den Empfänger erkennbar ausgedrückt, dass der Inhalt des Anhangs zu seiner Erklärung gehöre.
Das reiche aus. Der Personalrat habe somit ordnungsgemäß widersprochen. Der Dienststellenleiter durfte die beabsichtigte Maßnahme deshalb auch nicht umsetzen.
Rechtliche Grundlagen
§ 69 BPersVG
(2) Der Leiter der Dienststelle unterrichtet den Personalrat von der beabsichtigten Maßnahme und beantragt seine Zustimmung. Der Personalrat kann verlangen, daß der Leiter der Dienststelle die beabsichtigte Maßnahme begründet; der Personalrat kann außer in Personalangelegenheiten auch eine schriftliche Begründung verlangen. Der Beschluß des Personalrates über die beantragte Zustimmung ist dem Leiter der Dienststelle innerhalb von zehn Arbeitstagen mitzuteilen. In dringenden Fällen kann der Leiter der Dienststelle diese Frist auf drei Arbeitstage abkürzen. Die Maßnahme gilt als gebilligt, wenn nicht der Personalrat innerhalb der genannten Frist die Zustimmung unter Angabe der Gründe schriftlich verweigert. Soweit dabei Beschwerden oder Behauptungen tatsächlicher Art vorgetragen werden, die für einen Beschäftigten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, ist dem Beschäftigten Gelegenheit zur Äußerung zu geben; die Äußerung ist aktenkundig zu machen.
(3) Kommt eine Einigung nicht zustande, so kann der Leiter der Dienststelle oder der Personalrat die Angelegenheit binnen sechs Arbeitstagen auf dem Dienstwege den übergeordneten Dienststellen, bei denen Stufenvertretungen bestehen, vorlegen. In Körperschaften, Anstalten oder Stiftungen des öffentlichen Rechtes ist als oberste Dienstbehörde das in ihrer Verfassung für die Geschäftsführung vorgesehene oberste Organ anzurufen. In Zweifelsfällen bestimmt die zuständige oberste Bundesbehörde die anzurufende Stelle. Absatz 2 gilt entsprechend. Legt der Leiter der Dienststelle die Angelegenheit nach Satz 1 der übergeordneten Dienststelle vor, teilt er dies dem Personalrat unter Angabe der Gründe mit.
(4) Ergibt sich zwischen der obersten Dienstbehörde und der bei ihr bestehenden zuständigen Personalvertretung keine Einigung, so entscheidet die Einigungsstelle (§ 71); in den Fällen des § 77 Abs. 2 stellt sie fest, ob ein Grund zur Verweigerung der Zustimmung vorliegt. Die Einigungsstelle soll binnen zwei Monaten nach der Erklärung eines Beteiligten, die Entscheidung der Einigungsstelle herbeiführen zu wollen, entscheiden. In den Fällen der §§ 76, 85 Abs. 1 Nr. 7 beschließt die Einigungsstelle, wenn sie sich nicht der Auffassung der obersten Dienstbehörde anschließt, eine Empfehlung an diese. Die oberste Dienstbehörde entscheidet sodann endgültig.
(5) Der Leiter der Dienststelle kann bei Maßnahmen, die der Natur der Sache nach keinen Aufschub dulden, bis zur endgültigen Entscheidung vorläufige Regelungen treffen. Er hat dem Personalrat die vorläufige Regelung mitzuteilen und zu begründen und unverzüglich das Verfahren nach den Absätzen 2 bis 4 einzuleiten oder fortzusetzen.
