Meine Personalakte darf ich vollständig einsehen. Copyright by Manuel Tennert / Fotolia.
Meine Personalakte darf ich vollständig einsehen. Copyright by Manuel Tennert / Fotolia.

Was vielleicht nicht allgemein bekannt ist: private Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Personalakten anzulegen. Werden aber Personalakten geführt, haben Beschäftigte diesbezüglich einige Rechte.
 
Eine Personalakte ist dabei nicht unbedingt ein Aktenordner, in dem sauber angeordnet Unterlagen über den Beschäftigten vorhanden sind. Unter einer Personalakte wird vielmehr jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen verstanden, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeits- bzw. Dienstverhältnis stehen. In welcher Form diese Informationen gesammelt werden, ist unerheblich. Das kann die Schreibtischschublade sein oder der Ordner auf einem Festplattenlaufwerk.
 

Arbeitgeber dürfen nicht unbegrenzt Daten erheben

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erlaubt, auch ohne Zustimmung der/des Arbeitnehmer*in Personaldaten zu erheben, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Arbeitgeber dürfen jedoch nicht alles erheben und abspeichern, was über die Beschäftigten bekannt ist. Ausdrücklich untersagt ist,  Daten über die Beschäftigten erheben und aufbewahren, die besonders sensibel sind. Die DSGVO nennt insoweit Daten, aus denen
 

  • ethnische Herkunft,
  • politische Meinungen,
  • religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder
  • die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen.

 
Darüber hinaus verbietet die DSGVO die Verarbeitung von
 

  • genetischen Daten,
  • biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person,
  • Gesundheitsdaten oder
  • Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung

 
Das Verbot gilt nur in ganz wenigen Ausnahmen nicht. In jedem Fall ist aber insoweit die Zustimmung des Beschäftigten erforderlich. Daneben gilt gemäß der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht (BAG) der Grundsatz, dass der Arbeitgeber nur Daten erheben und aufbewahren darf, die er rechtmäßig erworben hat und für die ein sachliches Interesse besteht.
 

Beschäftige müssen wissen, welche Informationen der Arbeitgeber über sie hat

Außerdem darf der Arbeitgeber keine „Geheimakten“ führen. Arbeitnehmer*innen haben ein Recht darauf, dass sie darüber informiert werden, welche Informationen über ihre Person der Arbeitgeber sammelt. Das Bundesverfassungsgericht hat im Volkszählungsurteil vom 1983 entschieden, dass aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht auch ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung folgt. Mit dem Grundgesetz sei keine Gesellschaftsordnung vereinbar, in der Bürger nicht mehr wissen könnten, wer was wann und bei welcher Gelegenheit über sie wisse.
 
Das Recht auf informationelle Selbstbestimmung gilt für jeden und gegen jeden. Es gilt für Arbeitgeber, Privatdetektive, Facebook und Twitter. Auch der Staat selbst darf gegen dieses Recht nicht verstoßen. Insoweit gibt es freilich einige Ausnahmen, etwa bei strafrechtlichen Ermittlungen, wenn ein begründeter Anfangsverdacht besteht und die Bekanntgabe der Ermittlungen diese erschweren würde.
 

Das Recht ist nur durch das Verbot von Rechtsmissbrauch beschränkt

Das Recht auf Einsicht in die Personalakte ist also ein sehr umfassendes Recht. Es darf weder zeitlich noch inhaltlich begrenzt werden. Wie oft und wie lange Arbeitnehmer das Recht in Anspruch nehmen können, hängt von vielen Faktoren ab, insbesondere vom Umfang der Daten und der Person des Beschäftigten. Allerdings gibt es auch Grenzen: Beschäftigte dürfen das Recht auch nicht missbrauchen. Das machen sie dann, wenn es ihnen gar nicht um die Beschaffung der Informationen in der erforderlichen Zeit geht, sondern das Recht etwa aus taktischen Gründen wahrnehmen. Im Zweifel müsste der Arbeitgeber aber in einem Arbeitsgerichtsprozess den Rechtsmissbrauch darlegen und beweisen.
 
Nach herrschender Meinung kann das Recht auf Akteneinsicht auch während der Arbeitszeit ohne Kürzung des Entgeltes erfolgen.
 

Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Stuttgart vom November 2018

Das Arbeitsgericht Stuttgart hat das jetzt in einer Entscheidung vom November 2018 noch einmal ausdrücklich klargestellt. Eine Arbeitnehmerin, deren Arbeitsverhältnis wegen einer Zeitrente ruhte, hatte im Februar 2018 Einsicht in ihre über 500 Seiten starke Personalakte gewährt bekommen. Nach mehr als 2 Stunden brach die Klägerin die Akteneinsicht ab. Während dieser Zeit hatte die Klägerin einige Schriftstücke aus der Akte kopieren lassen. Im August 2018 wollte die Klägerin die Akteneinsicht fortsetzen, was die Arbeitgeberin verweigerte. Die Kolleg*innen des Büros Stuttgart der DGB Rechtsschutz GmbH haben für die Klägerin durchgesetzt, dass sie weitere Akteneinsicht bekam. Das Arbeitsgericht hat darauf hingewiesen, dass die Klägerin sich nicht rechtsmissbräuchlich verhält, wenn sie ihre bereits begonnen Akteneinsicht fortsetzt, vervollständigt oder sogar noch einmal von vorn beginnt.
 
Hier geht es zur Entscheidung des Arbeitsgerichts Stuttgart:
 
Hier geht es zum Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgericht:

Praxistipp

§ 83 Einsicht in die Personalakten

(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.