Aus Sicht des Gerichts hatte der Kläger des Verfahrens beim Verwaltungsgericht Neustadt an der Weinstraße eigentlich alles falsch gemacht.
Eine Dienstreise ohne Dienstreisegenehmigung
Er trat eine Dienstreise an. Dafür mietete er sich ein Auto. Später stellte sich heraus, dass er eine formale Dienstreisegenehmigung nicht vorweisen konnte. Er gab dazu an, in seinem Bereich sei das nicht notwendig. Das könne der*die Beamte*in selbst entscheiden. Die Kosten für Dienstreise habe der Dienstherr ihm im Übrigen erstattet.
Ein Mietvertrag mit Selbstbeteiligung
Der Vertrag mit der Autovermietung enthielt eine Selbstbeteiligung für den Fall eines Schadens in Höhe von 350 Euro. Bereits vorhandene Schäden des PKW wurden schriftlich notiert. Der Kläger unternahm die Dienstreise gemeinsam mit einem Kollegen. Das Auto gab er anschließend zurück. Schäden reklamierte die Autovermietung zum damaligen Zeitpunkt nicht.
Etwa fünf Monate später erhielt der Kläger eine Aufforderung, die vereinbarte Selbstbeteiligung zu zahlen. Das Auto sei während seiner Mietzeit beschädigt worden. Das habe ein Gutachten einer Sachverständigenfirma ergeben. Der Kläger meinte dazu, es habe sich um einen der Vorschäden gehandelt. Das bestätigte sein damaliger Mitfahrer schriftlich.
Eine Begleichung der Kosten ohne Widerspruch
Weitere drei Monate später beglich der Kläger die geltend gemachten Kosten. Fast ein Jahr nachdem er das Auto gemietet hatte, beantragte er erst beim Bundespolizeipräsidium eine Billigkeitszuwendung. Das Präsidium sollte ihm die Selbstbeteiligung zuzüglich der von der Autofirma geltend gemachten Verwaltungsgebühr im Wege des Schadenersatzes erstatten.
Das Bundespolizeipräsidium lehnte das jedoch ab. Es verwies darauf, dass der Beamte keine Dienstreisegenehmigung habe vorlegen können. Er habe in seinem Antrag zwar geschrieben, dass der Schaden nicht während seiner Mietzeit entstanden sein könne, dennoch habe er die Forderung der Autovermietung erfüllt. Schließlich gebe es eine Frist von drei Monaten, um eine Billigkeitszuwendung zu beantragen. Diese Frist habe der Kläger nicht eingehalten.
Ein fehlender Nachweis über den rechtzeitigen Antrag
Der Kläger selbst verwies darauf, den Antrag rechtzeitig gestellt zu haben. Seine Nachfrage habe jedoch irgendwann ergeben, dass der Antrag bei der Bundespolizei nicht eingegangen sei. Er habe ihn deshalb noch einmal dorthin geschickt. Einen Nachweis dafür, dass er den Antrag bereits vorher gestellt hatte, blieb er jedoch schuldig.
Ein Verstoß gegen die Pflicht, den eingetretenen Schaden zu mindern
Das Verwaltungsgericht hielt den Anspruch des Klägers bereits deshalb für fraglich, weil er keinerlei Versuch unternommen habe, den aufgetretenen Schaden zu mindern. Damit habe er gegen die Treuepflicht seinem Dienstherrn gegenüber verstoßen. Auch im Rahmen der Geltendmachung einer Billigkeitszuwendung gelte die Pflicht, den aufgetretenen Schaden zu mindern. Der Kläger hätte versuchen müssen, den Schaden abzuwenden.
Schließlich sei der Kläger davon ausgegangen, dass der Schaden am Pkw während seiner Mietzeit nicht entstanden sein konnte. Sein Kollege habe dies auch bestätigt. Dennoch habe der Kläger widerspruchslos die Selbstbeteiligung an die Autovermietung gezahlt.
Die Richtlinie für Billigkeitszuwendungen bei Sachschäden
Das Gericht verwies den Kläger außerdem auf die „Richtlinie für Billigkeitszuwendungen bei Sachschäden, die im Dienst entstanden sind“. Danach könne der Dienstherr einem*er Beamten*in, der*die in Ausübung des Dienstes einen Schaden an Kleidungsstücken oder sonstigen Gegenständen des täglichen Bedarfs erlitten habe, auf Antrag ohne Anerkennung eines Rechtsanspruchs eine Billigkeitszuwendung gewähren. Die Richtlinien enthielten jedoch gewisse Voraussetzungen, die der Kläger nicht erfüllt habe.
Grundsätzlich könne auch ein Schaden an einem Fahrzeug erstattet werden. Der Dienstherr sei jedoch erst dann dazu verpflichtet, eine Billigkeitszuwendung zu leisten, wenn er vor Dienstantritt die besonderen dienstlichen Interessen an der Nutzung des Fahrzeuges anerkannt habe.
Eine fehlende Genehmigung
Diese Genehmigung zur Nutzung des eigenen Fahrzeuges hätte der Kläger schon zusammen mit der Genehmigung für die Dienstreise einholen müssen. Aus den Unterlagen des Klägers gehe jedoch nicht hervor, dass der Dienstherr ihm diese vor Antritt der Dienstreise erteilt habe.
Der Kläger müsse eine solche Genehmigung aber nachweisen. Es reiche nicht aus, wenn der Kläger behaupte, in dem Bereich, in welchem er arbeite, gebe es keine Dienstreisegenehmigungen. Dass das erhebliche dienstliche Interesse an einer Reise durch den Mitarbeiter nach einer Kosten-Nutzen-Rechnung selbst festgestellt werde, sei eine Behauptung, die er nicht belegt habe.
Eine Reisekostenabrechnung ohne Aussagekraft
Der Kläger verfüge zwar über eine Reisekostenabrechnung. Er habe auch die tatsächlichen Reisekosten vom Dienstherrn erstattet bekommen. Dies sei aber darauf zurückzuführen gewesen, dass die Kosten für den Pkw geringer waren als die Kosten für Bahnfahrkarten. Die Mietwagenkosten seien allein aus wirtschaftlichen Überlegungen heraus erstattet worden.
Der Kläger habe außerdem die Frist versäumt, innerhalb derer ein Antrag auf Billigkeitszuwendung gestellt werden müsse. Diese Frist betrage drei Monate. Sie beginne mit dem Schadensereignis. Selbst wenn zu Gunsten des Klägers angenommen werden können, dass er von der Autovermietung erst etwa fünf Monate nach Rückgabe des Fahrzeugs vom Schaden erfahren habe, sei diese Frist bereits lange verstrichen gewesen. Erst Monate später sei sein Antrag beim Bundespolizeipräsidium eingegangen.
Eine festgeschriebene Ausschlussfrist
Es gebe keine Belege darüber, dass der Kläger schon zuvor versucht habe, einen Antrag auf Billigkeitszuwendung zu stellen. Die Gründe, weshalb sein Antrag nicht angekommen sein soll, können das Gericht nicht nachvollziehen. Der Kläger sei aber dazu verpflichtet nachzuweisen, dass er seinen Antrag rechtzeitig gestellt habe.
Die Drei-Monatsfrist in den Richtlinien sei auch eine Ausschlussfrist. An ihr komme der Kläger selbst dann nicht vorbei, wenn er selbst keine Schuld daran trage, dass sich der Eingang seines Antrages verzögert habe. Das müsse der Dienstherr beachten. Gerichte könnten hier auch nicht eingreifen. Sei die Ausschlussfrist abgelaufen, erlösche ein möglicher Anspruch darauf, eine Billigkeitszuwendung zu erhalten.
