Personalakte

Was ist das?

Personalakte ist jede Sammlung von Unterlagen über einen bestimmten Arbeitnehmer des Betriebs.

Hierzu zählen alle Aufzeichnungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen und damit in einem inneren Zusammenhang stehen (BAG v. 19.07.2012 - 2 AZR 782/11; 07.05.1980 - 4 AZR 214/78, AuR 1981, 124).

Form und Ort der Sammlung sind dabei ohne Bedeutung.

Auch in elektronischen Datenbanken gespeicherte Personaldaten fallen unter den Begriff der »Personalakte«.

Zu den Unterlagen, die Teil der Personalakte sind, gehören u.a. Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Schulzeugnisse und Zeugnisse von früheren Arbeitgebern, Angaben zur Berufsbildung und Fortbildung und zu Fähigkeiten und Fertigkeiten, Personalfragebogen, Eignungstests, Arbeitserlaubnis, Gesundheitszeugnis und sonstige ärztliche Beurteilungen (nicht aber Aufzeichnungen und Unterlagen des Betriebsarztes, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen), Arbeits- bzw. Ausbildungsvertrag und spätere Änderungen, Angaben zu Entgeltveränderungen, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen (Lohnsteuerkarte, Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis), Abtretungen und Pfändungen, Beurteilungen, Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber (nicht aber die Prozessakte des Arbeitgebers zu einem laufenden Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer), Abmahnungen, Verwarnungen, Betriebsbußen, Zeugnisse/Zwischenzeugnisse des Arbeitgebers usw.

Sonder- und Nebenakten sind ebenfalls Bestandteil der Personalakte, gleichgültig von wem sie geführt werden.

Die Hauptakte muss einen entsprechenden Hinweis auf solche Akten enthalten.

Die Führung von Geheimakten ist ebenso unzulässig wie die Sammlung von Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in keinem Zusammenhang stehen bzw. für deren Sammlung kein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht.

Auch die nach § 6 ArbSchG zu dokumentierenden Gefährdungsbeurteilungen (siehe  Arbeitsschutz) derjenigen Arbeitsplätze, an denen der Arbeitnehmer im Betrieb tätig gewesen ist, stehen in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis und dürften deshalb Teil der Personalakte sein.

Der Arbeitgeber ist zur ebenso sorgfältigen wie vertraulichen Behandlung der Personalakte verpflichtet.

Die besonderen Schutzvorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) vom 27.04.2016 (siehe Datenschutz) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vom 30.06.2017 (BGBl. I Nr. 44 S. 2097; siehe Datenschutz) greifen ein, wenn der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers »verarbeitet« i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DS-GVO. Das ist bei der Führung einer Personalakte unzweifelhaft der Fall. Der Ausdruck »Verarbeitung« bezeichnet nämlich jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Beispielsweise ist in Art. 15 Abs. 1 der DS-GVO ein Auskunftsrecht der betroffenen Person geregelt. Hiernach hat sie das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und u.a. auf folgende Informationen:

• die Verarbeitungszwecke,
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden,
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten,
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 DS-GVO und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Nach Art. 15 Abs. 3 der DS-GVO stellt der Verantwortliche eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Stellt die betroffene Person den Antrag elektronisch, so sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern sie nichts anderes angibt.

Das Recht auf Erhalt einer Kopie gemäß Art. 15 Absatz 1b DS-GVO (betreffend die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden) darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen (Art. 15 Abs. 4 der DS-GVO).

Rn. 6

Scheidet der Arbeitnehmer aus, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Personalakten weiterhin aufzubewahren, sofern nicht besondere Vorschriften der Steuer- oder Sozialversicherungsgesetze ihn hierzu verpflichten.

Bewahrt er allerdings die Personalakten weiterhin auf, hat ein Arbeitnehmer bei Bestehen eines berechtigten Interesses Anspruch auf Einsichtnahme auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Quelle: Betriebsratspraxis von A bis Z (Christian Schoof); Personalakte - Was ist das?

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