Zeugnisaufbau
Grundsätzlich sollte ein Arbeitszeugnis übersichtlich aufgebaut sein.
In der Praxis hat sich für Arbeitszeugnisse folgende Gliederung eingebürgert:
Überschrift
Üblicherweise steht über dem Text entweder „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“. Handelt es sich um ein Zwischenzeugnis, sollte dies in der Überschrift ebenfalls zum Ausdruck kommen.
Einleitung
Der Zeugnistext beginnt mit einer Einleitung. In diesem Abschnitt sollte der Arbeitgeber zunächst den Namen und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers nennen. Die Angabe des Geburts- und Wohnortes ist dagegen überflüssig.
Üblich ist auch die Angabe akademischer Titel.
Daneben sind in der Einleitung die konkrete Beschäftigungszeit und die Position des Arbeitnehmers im Betrieb zu bezeichnen.
Unternehmensbeschreibung
Nach der Einleitung folgen normalerweise wenige Sätze zum Unternehmen. Dies erhöht die Aussagekraft eines Arbeitszeugnisses.
Hierzu gehören beispielsweise die Bezeichnung der Marktposition und die Angebotspalette des Unternehmens.
Tätigkeitsbeschreibung
Im Anschluss werden die konkreten Tätigkeiten des Arbeitnehmers aufgezählt.
Idealerweise stehen zentrale Aufgaben am Anfang. Beginnt die Tätigkeitsbeschreibung mit Nebensächlichkeiten, kann die Leistung des Arbeitnehmers in den wichtigen Aufgabengebieten in Frage gestellt werden.
Der Arbeitgeber sollte das Aufgabengebiet des Arbeitnehmers umfassend und detailliert beschreiben. Schwammige Formulierungen können einen negativen Eindruck hinterlassen. Dies gilt beispielsweise für Floskeln wie „wurde mit allen anfallenden Aufgaben betraut“ oder „erledigte die üblichen Sekretariatsaufgaben“. Solche Aufzählungen können einer dritten Person keinen Eindruck vom Tätigkeitsfeld des Arbeitnehmers vermitteln.
Allgemeine Beurteilung der Leistung
Nach der Beschreibung des Tätigkeitsfeldes folgt eine allgemeine Beurteilung der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers.
Hier geht es neben der Arbeitsbereitschaft und -befähigung vor allem um die Arbeitsweise des Arbeitnehmers. Positiv wirken sich das Vorhandensein besonderer Fachkenntnisse und die Teilnahme an Weiterbildungsprogrammen aus.
Ebenso kommen Aussagen zur Belastbarkeit, dem Arbeitstempo oder dem Verhandlungsgeschick in Betracht.
Für die Aussagekraft eines Arbeitszeugnisses ist besonders vorteilhaft, wenn die benannten Fähigkeiten des Arbeitnehmers auf dessen konkrete Position zugeschnitten sind.
Bei Bedarf schließt sich die Aufzählung konkreter Arbeitserfolge an.
Leistungsnote
Die Leistungsbeurteilung schließt üblicherweise mit einer zusammenfassenden Leistungsnote ab. Hier haben sich feste Formulierungen eingebürgert, die einer konkreten Note entsprechen. Dabei bedeutet die Formulierung „erledigte die ihm übertragenen Aufgaben…
- stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ die Note sehr gut
- zu unserer vollsten Zufriedenheit“ die Note gut
- stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ die Note gut
- stets zu unserer Zufriedenheit“ die Note befriedigend
- zu unserer vollen Zufriedenheit“ die Note befriedigend
- zu unserer Zufriedenheit“ die Note ausreichend
- im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit die Note mangelhaft.
Verhaltensnote
Danach wird für gewöhnlich das Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Dritten beurteilt.
Dies sind vor allem Vorgesetzte und Kollegen. Sehr wichtig ist, in welcher Reihenfolge die Personen bezeichnet werden. Werden die Kollegen an erster Stelle genannt, lässt dies darauf schließen, dass der Arbeitnehmer Probleme mit seinem Chef hatte.
In serviceorientierten Berufen oder bei regelmäßigen Außenkontakten erwartet man bei einem guten Zeugnis eine Aussage zum Umgang mit Kunden oder Geschäftspartnern.
Bei der Verhaltensnote stehen ebenfalls bestimmte Ausdrucksformen für konkrete Noten. Hier bedeutet die Formulierung „das Verhalten…
- war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden stets einwandfrei“ die Note sehr gut
- war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden einwandfrei“ die Note gut
- war gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden einwandfrei“ die Note befriedigend
- war gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden zufrieden stellend“ die Note ausreichend
- wirkte im Wesentlichen einwandfrei“ die Note mangelhaft
Kündigungsgrund
Danach schließt sich die Mitteilung an, warum das Arbeitsverhältnis endete. Am vorteilhaftesten für den Arbeitnehmer ist, wenn er selbst gekündigt hat („verlässt uns auf eigenen Wunsch“) und wenn es dafür plausible Gründe gibt („um sich beruflich zu verändern, um ein Studium aufzunehmen“).
Schlussformel
Wenn ein Mitarbeiter gute Leistungen erbracht hat, wird der Arbeitgeber sein Ausscheiden bedauern, ihm danken und ihm für die Zukunft alles Gute wünschen.
Fehlt einer dieser drei Angaben, können hieraus negative Schlüsse gezogen werden.
Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet eine solche Schlussformel ins Arbeitszeugnis aufzunehmen.
Datum und Unterschrift
Das Zeugnis schließt mit der Datumsangabe und der eigenhändigen Unterschrift ab. Das Datum sollte möglichst dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses entsprechen.
Worauf Sie ansonsten achten sollten?
Fehlt im Zeugnis einer der oben aufgeführten Bestandteile, lässt dies auf Ungereimtheiten schließen und drückt die Note.
Werden negative Sachverhalte umständlich verneint (z.B. „trug nicht unwesentlich zum Unternehmenserfolg bei“), kann dies Zweifel aufwerfen (…aber eben auch nicht wesentlich).
Daneben können manche nachteiligen Sachverhalte durch feste Formulierungen ausgedrückt werden. So weist die Formulierung „..trat sowohl innerhalb wie auch außerhalb unseres Unternehmens engagiert für die Interessen der Arbeitnehmer/Kollegen auf“ auf eine Tätigkeit als Betriebsrat hin. Daneben kann die Floskel „… war jederzeit ein anspruchsvoller und kritischer Mitarbeiter“ darauf hinweisen, dass es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Nörgler oder Querulanten handelt.
Häufige Passivformulierungen (z.B. „ihm wurde übertragen“ oder „er wurde versetzt“) können Ausdruck von geringem Engagement oder unbedeutenden Arbeitserfolgen sein.
Wenn ein Zeugnis einen Rechtschreibfehler aufweist oder schlampig formatiert ist (z.B. bei Aufzählungen), kann der Arbeitgeber damit indirekt seine Geringschätzung ausdrücken.
Auch ein sehr kurzes Arbeitszeugnis kann ein schlechtes Bild auf den Arbeitnehmer werfen. Ein aussagekräftiges Zeugnis sollte je nach Dauer der Tätigkeit eine volle bis maximal zwei Seiten umfassen.
